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這個部份,我們將介紹公文報帳的流程,目前這是屬於副團的工作內容,但是我認為所有幹部都應該看一看,只要幹部們在對外支出的時候能夠注意一些小細節,就可以讓報帳的工作簡化到無法想像的程度!

 

目前我們的社團有可能牽涉到的報帳請款種類有:

外指費、訓輔經費、器材費....等

一般來說,分為兩大類一是學校方面,一是學生會方面,訓輔經費就是屬於學校方面,

相信有報帳經驗的同學都知道,不同的報帳對象,會有不同的流程,對一般沒有經驗的人來說,非常的繁瑣!

 

現在先討論,有關單據的部份

單據就是收據,是費用支出時向店家索取的消費證明,這是一張成功的收據

1:單據上所蓋店章,必須要有店家的統一編號,店章務求清楚,不要模糊不清,尤其是統一編號

2:收據上要寫明,支出在什麼東西上面,是由誰所負責此項的支出,也就是誰買的,買什麼都要寫

3:台照指的是,這張收據是誰的,是東海大學 所以一定要寫上,東海大學,"不是"現代合唱團喔!!

4:私章,有必要時請要求店員或店長也蓋上私章

5:很重要!店員會問你統編,是東海大學的統編,52004800,須填上

以下是兩張失敗的收據

第一張中,會被退的原因發生在店章上面,雖然有統編,可是蓋得不清不楚,無法辯識,退

第二張更慘,不但店章上面只有電話號碼,買受人也寫上現代合唱團,即使蓋上私章也於事無補,退

※有很多店家,並未申請統一編號,而是蓋上滿滿電話號碼的店章,乍看之下會看錯,請小心謹慎

還有一點,收據上的日期必須符合公文中的活動舉辦日期,你不能拿上學期的收據來報這學期的帳

 

接下來就是長得和發票一樣的單據,這通常會開在使用收銀機的店鋪內,在開發票時,先告知店員,

"我要打統編!!"店員會在發票打出來後,蓋上免用統一發票章,再寫上統編52004800 (須告知)

又或者會在發票上直接就打上你要的統一編號,以下為發票式單據範本

注意,仍要寫上是誰購買,買了什麼

 

還有一種單據,是無法向店家索取的,那就是外指費單據,也就是我們社團外請指導老師的費用,

這也是學期報帳的一大項目,它通常佔了整個學期所有支出費用很大的比例,這是一張外指費單據的範本

這張單據可在學生活動中心的辦公室拿到,在將外指費給指導老師的同時請老師簽這張單據,作為支出證明

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