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報帳教學

這個部份，我們將介紹公文報帳的流程，目前這是屬於副團的工作內容，但是我認為所有幹部都應該看一看，只要幹部們在對外支出的時候能夠注意一些小細節，就可以讓報帳的工作簡化到無法想像的程度!

目前我們的社團有可能牽涉到的報帳請款種類有：

外指費、訓輔經費、器材費....等

一般來說，分為兩大類：一是學校方面，一是學生會方面，訓輔經費就是屬於學校方面，

相信有報帳經驗的同學都知道，不同的報帳對象，會有不同的流程，對一般沒有經驗的人來說，非常的繁瑣!

現在先討論，有關單據的部份

單據就是收據，是費用支出時向店家索取的消費證明，這是一張成功的收據：

1：單據上所蓋店章，必須要有店家的統一編號，店章務求清楚，不要模糊不清，尤其是統一編號！

2：收據上要寫明，支出在什麼東西上面，是由誰所負責此項的支出，也就是誰買的，買什麼都要寫。

3：台照指的是，這張收據是誰的，是東海大學的！ 所以一定要寫上，東海大學，"不是"現代合唱團喔！！

4：私章，有必要時請要求店員或店長也蓋上私章。

5：很重要！店員會問你統編，是東海大學的統編，52004800，須填上。

以下是兩張失敗的收據：

第一張中，會被退的原因發生在店章上面，雖然有統編，可是蓋得不清不楚，無法辯識，退！

第二張更慘，不但店章上面只有電話號碼，買受人也寫上現代合唱團，即使蓋上私章也於事無補，退！

※有很多店家，並未申請統一編號，而是蓋上滿滿電話號碼的店章，乍看之下會看錯，請小心謹慎。

※還有一點，收據上的日期必須符合公文中的活動舉辦日期，你不能拿上學期的收據來報這學期的帳。

接下來就是長得和發票一樣的單據，這通常會開在使用收銀機的店鋪內，在開發票時，先告知店員，

"我要打統編！！"店員會在發票打出來後，蓋上免用統一發票章，再寫上統編52004800 (須告知)

又或者會在發票上直接就打上你要的統一編號，以下為發票式單據範本

※注意，仍要寫上是誰購買，買了什麼。

還有一種單據，是無法向店家索取的，那就是外指費單據，也就是我們社團外請指導老師的費用，

這也是學期報帳的一大項目，它通常佔了整個學期所有支出費用很大的比例，這是一張外指費單據的範本：

這張單據可在學生活動中心的辦公室拿到，在將外指費給指導老師的同時請老師簽這張單據，作為支出證明。

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